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高效利用時間的10大法則

【摘要】:怎樣高效利用時間?時間管理是事業成功的關鍵。一個人、團隊能否在自己的事業生涯中取得成功,秘訣就在于搞好時間管理。那么要如何高效利用時間呢?本文整理高效利用時間的10大法則,希望對您有所幫助。

  怎樣高效利用時間?時間管理是事業成功的關鍵。一個人、團隊能否在自己的事業生涯中取得成功,秘訣就在于搞好時間管理。那么要如何高效利用時間呢?本文整理高效利用時間的10大法則,希望對您有所幫助。




  法則1:一次只做一件事

  首先,高效能人士知道,要想控制自己的生活,最好的辦法就是把自己要做的事情分解成很多小事情,這樣他們才能一次集中精力去完成一件事情。


  法則2:根據自己的工作特點使用每日規劃系統

  千萬不要想用市面上那些流行的時間管理系統來改造你的工作方式。相信很多人都因為苦于工作缺乏條理而去買一套昂貴的時間管理系統,還可能花上很多個小時來學習如何使用它,但結果卻發現它只會給你帶來更多麻煩。所以一定要學會根據自己的工作特點來安排自己的時間。


  法則3:為工作排好先后次序

  做任何事情之前,都一定要學會為自己的工作安排好先后次序,只有這樣,你才能強迫自己首先完成那些真正重要的事情。一般來說,人們容易在兩種事情上浪費時間:

   自己最喜歡的事情。 “反正都要給邁克打電話約時間打高爾夫,不如先做這件事情?!币驗槟阆矚g跟邁克聊天,所以你感覺先做這件事情會比較舒服。于是你開始一個電話接著一個電話,然后你可能還會寫幾封信。就這樣,很長時間過去之后,你才發現真正重要的事情還沒有開始。

   占用時間最少的事情。 你可能會說:“看看這些郵件可能只需要一分鐘,不如先做這個?!比缓竽銜l現自己不知不覺地用了一個小時才能看完郵件。


  法則4:設定最后期限

  只要給你自己設定一個最后期限,你就會發現自己可以在最后期限前完成很多事情。舉個例子,如果你要在一個小時之內趕到機場,要到一個星期之后才回來,你就會放棄很多本來要做的工作。帕金森法則告訴我們:“人總是會占用掉自己所有的時間?!彼砸肜煤脮r間,最好的方式之一就是給自己設定一個最后期限,如果有很多郵件需要處理,你可以給自己抽出一個小時,告訴自己,如果一個小時后,郵件還沒處理完,你就要把剩下的郵件推遲到明天。每次開會時,一定要規定好時間。會議開始時,告訴所有人,會議時間只有一個小時,大家必須在這個小時內解決完所有的問題,然后回到辦公室繼續自己的工作。一旦給自己設定最后期限,你會發現自己的效率大大提高。


  法則5:避免被人打斷

  毫無疑問,當一個人需要集中精力來處理事情時,最害怕的就是總是有人來打斷自己。幾乎每個來參加我的培訓班的人都跟我說過:“只要沒有人打斷我,我就可以很好地管理好自己的時間?!苯浝砣藗冏畲蟮臒谰驮谟诖?,因為一般經理人總是喜歡下屬經常來請教自己,否則他們會很沒有成就感。下面我們討論一些控制打斷的技巧。

   阻止別人隨意走進你的辦公室。 重新安排你的辦公室,不讓人們直接看到你。向同事敞開大門沒有關系,但一旦所有人都可以走進你的辦公室,你的工作效率就會大大降低。

   偶爾關上自己辦公室的門。 每天給自己規定一段時間,讓所有人知道,在這段時間里,關上辦公室的門,表示你不希望被任何人打擾。

   當你不想被打擾時,給秘書發出這一信號。 在房地產公司擔任總裁時,我的秘書知道,只要我關上了辦公室的門,就表明我不希望被打擾,不會接待訪客,也不想接聽電話。有時雖然辦公室有訪客,但只要我辦公室的門沒關上,她也可以把電話接進我的辦公室,這時我會告訴對方:“對不起,我現在有客人,你看我們是很快說完,還是我待會兒打給你?!痹?0%的情況下,對方都會在30秒內說完他想要說的話,問題立刻得到解決。




  法則6:只讀一次文件

  一定要養成只讀一次文件的習慣。一般情況下,早晨當你走進辦公室之后,秘書會給你拿來一摞文件。其中包括來自客戶公司的信件,對方要求你采取行動。你會說:“好,我過會兒處理這件事情”,然后你把它放進“待辦事項”文件夾。過了一段時間之后,你會檢查“待辦事項”文件夾,再讀一遍信件,然后說道,“這件事情非常緊迫嗎?”于是你再讀一遍信件,這時你可能已經計劃要采取一些積極的行動了。但在很多情況下,你會發現自己一封信件要讀上三到四遍。

  我有一個辦法可以幫你消除這個壞習慣。每次讀完一份文件之后,撕掉它的一個角。很快你就會發現,在采取行動之前,你已經把四個角都撕掉了。千萬不要這樣浪費時間,設法養成習慣,只要一讀完信件,就立刻作出決定。很快你就會發現,這種方法可以幫助你節約大量時間。


  法則7:錯開午飯時間

  如果情況允許,不妨在上午11點到12點,或者在下午1點到2點的時候吃午飯,這樣你不僅可以得到更快的服務,而且你會發現,當所有人都去吃午飯,只有你一個人在辦公室工作的那一個小時很可能是你一天中最高效的一個小時。


  法則8:盡量通過電話解決問題

  如果想要請同一棟大樓里的某個人幫你解決問題,盡量通過電話解決。你也可以親自前往那個人的辦公室,但那樣會浪費你大量時間。一般來說,當一個人接到電話時,他會立刻處理通話者交代的事情,即便你就在他面前站著,他也會讓你稍等一會兒。既然如此,為什么不盡量選擇打電話呢?


  法則9:迅速把問題想清楚

  在討論問題之前,一定要盡量搜集到全部的必要信息?!囤A在決策力》中談到過信息的重要性,要想作出聰明的決定,你首先一定要搜集到足夠的信息。如果沒有做到這一點,千萬不要讓對方給你更多時間來把問題想清楚,你可以在現場搜集信息,然后作出決定。


  法則10:制訂適合自己的規劃系統

  每日計劃。寫出你每天需要做的事情和你需要撥打的電話。

  ◆ 約定的事情。寫出你當天需要見的人,以及你在特定時間答應別人要做的事情。

  ◆ 跟進表格。列出你最近一段時間正在做的事情。


  以上就是高效利用時間的10大法則的相關內容,根據這10大法則做好自己的時間規劃,可以讓我們的工作效率大大提高。


 

 

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